Przeprowadzenie procesu certyfikacji może nastąpić na wniosek:

• producenta wyrobu;
• upoważnionego przedstawiciela w Polsce producenta, mającego siedzibę za granicą (dotyczy tylko systemu krajowego);
• upowaznionego przedstawiciela na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego producenta, mającego siedzibę poza EOG.

na podstawie formalnego wystąpienia, przy użyciu właściwego formularza wniosku. Wniosek może dotyczyć jednego wyrobu lub kilku odmian tego samego wyrobu, produkowanego w tym samym zakładzie produkcyjnym.
Do wypełnionego formularza wniosku należy dołączyć dokumenty wyszczególnione w formularzu wniosku. Formularze przekazywane są bezpośrednio wnioskodawcom, są również dostępne na stronie internetowej Oddziału.
Warunkiem zarejestrowania wniosku, co jest równoznaczne z rozpoczęciem procesu certyfikacji, jest przyjęcie bez zastrzeżeń kompletnej dokumentacji wniosku.

Podstawowymi warunkami, które muszą być spełnione do certyfikowania wyrobu są:

• pozytywne wyniki badań wyrobu wykonanych przez akredytowane (a w przypadku certyfikatów zgodności EC - notyfikowane laboratorium);
• pozytywne wyniki oceny systemu zakładowej kontroli produkcji, dokonanej na podstawie analizy dokumentacji systemu jakości dostawcy i/lub auditu;
• zawarcie umowy o zasadach certyfikacji i warunkach stosowania certyfikatu oraz zasadach nadzoru nad certyfikatem.

Brak spełnienia przez wyrób lub system zakładowej kontroli produkcji wymagań zawartych w dokumencie odniesienia (normie lub aprobacie technicznej), stanowi wystarczającą podstawę do odmowy wydania certyfikatu.

Przebieg procesu certyfikacji wyrobów ilustruje poniższy schemat:

Certyfikaty wydawane są:

• krajowe certyfikaty zgodności oraz krajowe certyfikaty zakładowej kontroli produkcji - na okres 3-ch lat,
  
• certyfikaty upoważniające do oznakowania wyrobu znakiem zgodności z Polską Normą - na okres 3-ch lat,
  
• certyfikaty zgodności EC oraz certyfikaty EC zakładowej kontroli produkcji - na czas nieokreślony.

Aneksy do certyfikatów wydawane są na okres do dnia określonego w certyfikacie podstawowym.